Política de privacidad

01 Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

Responsable

Roc Cutal

Nombre comercial

QGen

Domicilio profesional

Carretera de Vic, Manresa

Correo electrónico

contacto@qgen.es

Sitio web

qgen.es

QGen es un nombre comercial. Mientras la actividad sea ejercida como persona trabajadora autónoma, el responsable legal del tratamiento será la persona física identificada anteriormente.

02 Qué datos personales tratamos

Dependiendo de la forma en que interactúes con QGen, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

Datos de contacto

• Nombre y apellidos.
• Dirección de correo electrónico.
• Número de teléfono.
• Empresa o negocio al que perteneces.
• Cargo o función profesional, cuando corresponda.

Datos relacionados con solicitudes comerciales

• Información facilitada al solicitar información.
• Necesidades del negocio y servicios de interés.
• Comunicaciones mantenidas con QGen.
• Información necesaria para preparar propuestas o presupuestos.

Datos de clientes

Cuando exista una relación contractual, podremos tratar los datos necesarios para gestionar la prestación del servicio, la relación contractual, el soporte, la facturación, los cobros y pagos y las comunicaciones relacionadas con el servicio contratado.

Datos de llamadas de demostración

Cuando una persona llama voluntariamente a un número habilitado por QGen para probar un asistente telefónico basado en inteligencia artificial, podremos tratar, dependiendo de la prueba:

• Nombre y número de teléfono.
• Contenido y transcripción de la conversación.
• Datos ficticios o reales proporcionados voluntariamente.
• Resumen, fecha, hora y duración de la llamada.
• Datos técnicos necesarios para prestar el servicio.

03 Para qué utilizamos los datos

Atender consultas

Utilizamos los datos facilitados para responder solicitudes realizadas mediante correo electrónico, formulario web, teléfono u otros medios de contacto.

Preparar propuestas y prestar servicios

Podemos utilizar los datos necesarios para analizar necesidades, preparar una demostración, elaborar un presupuesto o propuesta comercial y realizar actuaciones previas a una posible contratación. Cuando exista una relación contractual, trataremos los datos necesarios para prestar y gestionar el servicio.

Gestionar la relación administrativa y contractual

Podemos utilizar determinados datos para facturación, contabilidad, cobros, gestión administrativa y cumplimiento de obligaciones legales.

Ofrecer demostraciones de sistemas de IA

Tratamos la información necesaria para ejecutar la demostración, permitir la interacción con el asistente virtual, generar una transcripción y un resumen cuando sean necesarios, extraer la información utilizada, comprobar el funcionamiento técnico y detectar y solucionar errores.

Antes de comenzar una llamada de demostración se informará de que la persona está interactuando con un asistente virtual.

Seguridad y mantenimiento

Podremos tratar determinados datos técnicos para proteger nuestros sistemas, prevenir usos abusivos, solucionar incidencias y mantener la seguridad de nuestros servicios.

04 Base jurídica del tratamiento

• Las consultas y solicitudes de propuestas pueden basarse en medidas precontractuales solicitadas por la persona interesada.
• La prestación de servicios contratados se basa en la ejecución de la relación contractual.
• Los tratamientos fiscales, contables y legalmente exigidos se basan en el cumplimiento de obligaciones legales.
• Cuando un tratamiento requiera consentimiento, se solicitará previamente y podrá retirarse sin afectar a la licitud del tratamiento anterior.
• Las demostraciones telefónicas podrán basarse en el consentimiento de quien participa voluntariamente después de recibir la información correspondiente o, cuando proceda, en medidas precontractuales.

Datos necesarios

Los campos señalados como obligatorios en nuestros formularios son necesarios para atender la solicitud. Si no se facilitan, es posible que QGen no pueda responderla o prestar el servicio solicitado. Los campos indicados como opcionales pueden dejarse en blanco.

05 Durante cuánto tiempo conservamos los datos

Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para la finalidad para la que fueron recogidos. Como criterio general:

• Consultas y solicitudes comerciales: durante el tiempo necesario para atenderlas y un máximo de 12 meses desde la última interacción, salvo relación contractual o causa que justifique su conservación.
• Datos de clientes: durante la relación contractual y después durante los plazos necesarios para atender obligaciones legales y posibles responsabilidades.
• Transcripciones de demostraciones: un máximo de 30 días, salvo que deban eliminarse antes.
• Datos estructurados o resúmenes de demostraciones: un máximo de 90 días, salvo que exista una finalidad legítima que justifique otro plazo o proceda su supresión.
• Grabaciones de audio: QGen procurará no almacenarlas salvo que resulte necesario y se haya informado previamente.

Los datos podrán conservarse bloqueados durante los plazos legalmente exigibles cuando sea necesario para atender posibles responsabilidades.

06 A quién podemos comunicar los datos

QGen no vende datos personales. Para prestar nuestros servicios podemos recurrir a proveedores tecnológicos que actúan como encargados o subencargados del tratamiento, entre ellos proveedores de alojamiento web, correo electrónico, telefonía, infraestructura tecnológica, inteligencia artificial y procesamiento de voz, automatización, almacenamiento, facturación y gestión empresarial.

Estos proveedores únicamente podrán acceder a los datos cuando sea necesario para prestar sus servicios y estarán sujetos a las obligaciones contractuales y de protección de datos correspondientes. También podremos comunicar información cuando exista una obligación legal o un requerimiento válido de una autoridad competente.

07 Transferencias internacionales

Algunos proveedores tecnológicos utilizados por QGen pueden disponer de infraestructuras o subencargados fuera del Espacio Económico Europeo. Cuando exista una transferencia internacional, QGen utilizará proveedores que ofrezcan mecanismos reconocidos por la normativa aplicable, como decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otras garantías válidas previstas en el Reglamento General de Protección de Datos. Puedes solicitar información sobre las garantías aplicables escribiendo a contacto@qgen.es.

08 Inteligencia artificial

QGen utiliza tecnologías de inteligencia artificial en determinados servicios y demostraciones. Cuando una persona interactúe directamente con un asistente virtual de QGen será informada de que se trata de un sistema automatizado.

Estos sistemas pueden utilizarse para comprender consultas, mantener conversaciones, transcribir y extraer información, clasificar solicitudes, generar resúmenes y automatizar tareas previamente configuradas.

QGen no utilizará estos sistemas para adoptar decisiones exclusivamente automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre las personas o les afecten significativamente de forma similar, salvo que se informe expresamente y exista una base jurídica que lo permita.

09 Datos tratados por cuenta de clientes

En determinados servicios, QGen puede tratar datos por cuenta de empresas clientes. Por ejemplo, en un servicio de recepción telefónica automatizada, el negocio puede actuar como responsable del tratamiento y QGen como encargado.

• QGen trata los datos siguiendo las instrucciones del cliente.
• La finalidad del tratamiento viene determinada por dicho cliente.
• La información de privacidad aplicable a quien llama será la facilitada por el negocio responsable.
• La relación entre QGen y el cliente se regulará mediante el correspondiente acuerdo de encargo del tratamiento.

Esta política regula principalmente los tratamientos en los que QGen actúa como responsable.

10 Seguridad

QGen aplica medidas técnicas y organizativas orientadas a proteger los datos personales frente a accesos no autorizados, pérdida, alteración, destrucción, divulgación no autorizada y uso indebido.

Entre otras medidas, QGen podrá utilizar autenticación, control de accesos, cifrado en las comunicaciones, minimización de datos, limitación de periodos de conservación y proveedores sujetos a obligaciones de seguridad y confidencialidad. Ningún sistema puede garantizar una seguridad absoluta, por lo que las medidas se revisarán atendiendo a los riesgos y a la evolución tecnológica.

11 Derechos de las personas

Puedes ejercer, cuando corresponda, los derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento, portabilidad, a no ser objeto de decisiones individuales exclusivamente automatizadas y retirada del consentimiento cuando el tratamiento se base en él.

Para ejercer tus derechos, escribe a contacto@qgen.es, indicando qué derecho deseas ejercer y la información necesaria para identificar la solicitud. Cuando existan dudas razonables sobre la identidad de la persona solicitante, podremos pedir información adicional para verificarla.

Responderemos a la solicitud en el plazo de un mes desde su recepción. Este plazo podrá ampliarse otros dos meses cuando resulte necesario por la complejidad o el número de solicitudes, en cuyo caso informaremos de la ampliación y sus motivos dentro del primer mes.

También puedes presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) si consideras que el tratamiento vulnera la normativa aplicable.

12 Datos de terceros

Si facilitas a QGen datos de otra persona, deberás asegurarte de que estás autorizado para hacerlo y de que dicha persona ha recibido la información necesaria cuando resulte exigible. Evita facilitarnos datos de terceros que no sean necesarios para gestionar tu solicitud.

13 Menores de edad

Los servicios de QGen están dirigidos principalmente a empresas y profesionales y no están específicamente destinados a menores. No solicitamos intencionadamente datos de menores salvo que resulte estrictamente necesario y exista una base jurídica válida.

14 Enlaces a terceros

La web puede contener enlaces a páginas o servicios gestionados por terceros. QGen no controla sus políticas de privacidad, por lo que recomendamos consultar sus condiciones antes de facilitarles información personal.

15 Modificaciones de esta política

QGen podrá actualizar esta política como consecuencia de cambios normativos, modificaciones de sus servicios, incorporación de nuevas tecnologías o proveedores y cambios en sus actividades de tratamiento. La versión vigente estará disponible en esta página y mostrará su fecha de última actualización.

16 Contacto

Para cualquier cuestión relacionada con esta política o el tratamiento de datos personales, escribe a contacto@qgen.es o visita qgen.es.